De plus en plus d’entreprises se tournent vers les programmes et logiciels afin de faciliter la gestion de leurs activités quotidiennes. Même les autoentrepreneurs s’y lancent, c’est incontestable, les outils technologies d’aujourd’hui sont efficaces et pratiques. Parmi eux se place le logiciel de notes de frais qui est devenu un outil incontournable à toutes les entreprises. Pour vous éclairer, ce guide fait toute la lumière le logiciel de gestion des frais professionnels.
Qu’est-ce qu’un logiciel de notes de frais exactement ?
Pour rappel, les employeurs et chefs d’entreprises sont dans l’obligation de rembourser les frais professionnels de leurs employés. Cela inclut notamment les repas, les déplacements, les équipements, les voyages d’affaires et parfois les coûts de logement. De ce fait, les salariés leur remettent un document pour justifier chaque dépense, c’est ce qu’on appelle les notes de frais. L’employeur doit donc vérifier méticuleusement les notes de frais afin d’effectuer les remboursements demandés.
Si depuis des années, cette tâche fastidieuse devait être effectuée manuellement, il existe désormais une solution digitale permettant de faciliter tout le processus : le logiciel pour les notes de frais Silae Rh Pro. Et ce n’est qu’un seul parmi les centaines qui sont désormais disponibles sur le marché. Le logiciel de notes de frais permet de faciliter la gestion de toutes les dépenses professionnelles.
Quelles sont les fonctionnalités de cet outil numérique ?
Le logiciel de notes de frais propose plusieurs fonctionnalités, cela dépend notamment de son coût. Leur fonctionnalité principale est la dématérialisation des notes de frais. Le logiciel numérise toutes les notes en prenant en photos les reçus, les tickets, les facteurs et autres justificatifs de dépenses. Ainsi, tous les documents sont disponibles sur la plateforme, les employés comme les employeurs peuvent les voir quand ils le veulent.
Autre fonctionnalité importante, le suivi des dépenses en temps réel. Les salariés peuvent enregistrer des notes à tout moment, et dès l’enregistrement, l’employé les verra. Cela signifie que les responsables peuvent suivre les frais en temps réel et les classer. Plus génial encore, l’employeur peut identifier instantanément les sources de dépenses les plus conséquentes. Enfin, presque tous les logiciels de gestion de notes se chargent du calcul des kilomètres pour définir le coût des déplacements professionnels.
Pourquoi utiliser un logiciel de notes de frais ?
Le principal avantage du logiciel de notes de frais est évident : le gain de temps. Si un employeur devait s’occuper lui-même de lire toutes les notes et de les enregistrer, c’est sûr qu’il va être débordé. Alors qu’en utilisant un logiciel, il n’a rien à faire que de surveiller et c’est tout.
C’est encore plus économique pour les employés, ils n’auront plus à saisir leurs dépenses dans des feuilles de calcul numériques. L’enregistrement d’une dépense ne prend que quelques secondes. Second grand bénéfice, c’est que l’usage d’un tel outil réduit les erreurs humaines. Et pour rappel, une seule erreur peut entraîner une catastrophe très coûteuse.
Vous l’aurez compris, le logiciel de notes de frais est un allié indispensable pour une gestion simple et efficace des dépenses professionnelles. Ces outils sont généralement payants, mais il en existe quelques-uns qui sont gratuits. Avant tout usage, vérifiez bien que le logiciel est fiable et surtout, assurez-vous de choisir celui qui correspond à vos besoins.
