La facturation est un élément essentiel à tout professionnel. Il en va de la bonne santé économique de votre entreprise, mais aussi du respect de vos obligations en la matière. Quelles sont donc les bonnes pratiques à suivre pour une gestion optimisée de sa facturation au quotidien ? Découvrons-le ensemble.
Utiliser les outils adaptés
Une bonne facturation passe d’abord par le choix d’un logiciel adéquat pour votre entreprise et son activité. De nombreuses solutions existent en la matière, payantes comme gratuites, à l’instar du logiciel Oxygen proposé sur le site www.memsoft.fr.
Ce logiciel vous servira à générer des devis, des bons de commande, des bons de livraisons et bien entendu, des factures. Il permettra également d’assurer la conformité de ces différents documents et bénéficier d’une vue d’ensemble de votre activité (ex : par client) sur une période donnée.
Ainsi, en plus de vous faire gagner du temps, un bon logiciel de facturation vous permet de suivre l’évolution de votre entreprise et contribuer à sa bonne santé financière (ex : relances automatiques des impayés, pour éviter les « trous » de trésorerie, etc.).
Enfin, il sera idéalement câblable avec d’autres solutions comme votre logiciel de gestion commerciale ou celui que vous utilisez pour votre comptabilité.
Une communication efficace
La communication est l’une des clés de la réussite de votre entreprise, quelles que soient sa taille et son activité. Communication envers les clients, les prestataires, les collaborateurs, les associés… et la facturation n’y fait pas exception. Veillez donc à bien communiquer vos conditions de paiement auprès de vos clients. Certains professionnels exigent un paiement le jour de réception de la facture, d’autres proposent un paiement à 30 jours… Il est également fréquent de demander un acompte pour des montants plus importants, ce qui est d’ailleurs conseillé de pratiquer en facturation pour s’assurer une certaine sécurité notamment lors d’une première mission pour un nouveau client.
Si vous prévoyez d’appliquer des pénalités de retard, il est aussi très important de l’indiquer en amont dans votre bon de commande ou vos échanges concernant votre mode de facturation.
Un calendrier relatif aux relances
Force est de constater que durant toute la vie de votre entreprise, vous vous heurterez à des clients qui payent en retard. Cela n’est pas systématique, et ne veut pas dire que vous devez cesser toute collaboration avec un client retardataire. Pour autant, il ne faut pas hésiter à le relancer… au bon moment. En effet, cette relance ne sera pas à effectuer selon qu’il s’agisse d’un particulier, d’une entreprise ou d’une administration par exemple. Tout va dépendre des spécificités du client concerné. Par contre, plus vous verrez s’éloigner la date de paiement de la facture, plus le retard sera important, plus il sera justifié de mettre une certaine « pression » pour obtenir votre dû.
Dans les cas les plus extrêmes, il faudra prévoir des mesures plus strictes comme l’envoi d’une lettre de mise en demeure. Il est cependant possible d’éviter d’aller jusque là en communiquant efficacement avec son client et ne pas hésiter à le relancer de manière normale peu de temps après le retard. D’ailleurs, la loi précise qu’une mise en demeure ne peut être envoyée qu’après au minimum 3 relances de paiement. Ce qui nous amène à notre point suivant, à savoir ce qui est obligatoire pour vos factures.
Respecter les obligations légales en matière de facturation
En facturation comme dans d’autres domaines, votre entreprise est soumise à des règles. Il est donc essentiel d’en avoir connaissance, et bien sûr, de les respecter ! Quelles sont-elles ? Il s’agit de ce que l’on appelle les « mentions obligatoires » sur une facture. Celles-ci diffèreront selon que la facture s’adresse à un particulier ou un professionnel. Dans les deux cas, il faudra impérativement que soient indiqués sur la facture :
- La date de la vente du bien ou du service
- La date à laquelle est émise la facture
- Sa numérotation. Il s’agit d’un numéro unique et chronologique qui doit figurer sur toutes les pages de la facture.
- L’identité de l’acheteur : nom prénom pour un particulier, dénomination sociale pour un professionnel, adresse du domicile pour un particulier (sauf s’il s’y oppose), siège social si la facture s’adresse à un professionnel). À noter que l’adresse de facturation peut différer de l’adresse de livraison, d’où l’importance de bien faire figurer celle de facturation.
- L’identité du vendeur, donc de votre entreprise : nom et prénom si vous êtes entrepreneur individuel, dénomination sociale de votre entreprise, numéro RCS si vous êtes commerçant, numéro SIREN, mention de votre forme juridique (ex : SARL)
- Si la facture fait suite à un bon de commande, il faudra rappeler le numéro de celui-ci
- La désignation de l’objet de la facture : nature, références et nombre de produits, type de prestation pour un service
- Le prix catalogue de chaque produit (en hors taxe) ou bien taux horaire selon les prestations de service
- La majoration du prix s’il y en a (ex : frais de port). De même s’il y a une ristourne ou une remise, il faudra la préciser.
- La date à laquelle le paiement doit être effectué
- La garantie légale de deux ans pour certains produits comme l’électroménager, les appareils de téléphonie, d’informatique, les articles de sport ou encore l’ameublement.
