Lorsque vous êtes en déplacement ou occupé, la plupart de vos appels tombent sur la messagerie vocale. Tant que le répondeur est celui de la maison, vous pouvez y enregistrer le type de message souhaité, drôle ou sérieux. Mais, quand il s’agit d’une messagerie vocale professionnelle, il vous faut un peu plus de sérieux. En effet, ce dernier donne une image de vous aux clients potentiels. Retrouvez ici, quelques idées pour la personnaliser.
Personnalisez la messagerie vocale de votre entreprise
Pour votre entreprise, vous disposez sûrement d’un téléphone standard. Alors, vous devez personnaliser sa messagerie vocale. Votre message doit être à la fois chaleureux et impersonnel. Vous pouvez commencer en premier par le nom de l’entreprise et ensuite saluer l’interlocuteur. Ensuite, dites que vous êtes absent et que la personne peut laisser un message, son nom et ses coordonnées si possible, pour que vous le rappeliez.
Une autre possibilité vous permet de lancer la salutation en premier et de dire le nom de l’entreprise par la suite. Puisque vous êtes absent, notifiez le jour où vous serez ouvert, l’heure à laquelle si possible. N’oubliez pas de demander à l’interlocuteur de donner la raison de son appel ni de préciser le fait que vous allez le rappeler. La 3e possibilité vous donne la latitude de faire comme pour les 2 premières messageries. Mais ici, vous allez renvoyer le potentiel client à visiter votre web vitrine. Ainsi, votre mot de clôture sera le lien de l’entreprise.
Personnalisez votre messagerie professionnelle individuelle
Si vous avez une ligne directe pour votre bureau, outre le téléphone standard, il vous faut aussi la personnaliser. Dans un premier temps, vous pouvez commencer l’enregistrement en déclinant votre identité, vient ensuite le nom de l’entreprise dans laquelle vous êtes. Tout cela après avoir sacrifié aux salutations bien évidemment. Seulement après, vous pouvez notifier votre absence et demander au prospect de laisser ses coordonnées pour un rappel de votre part. Comme deuxième option, votre enregistrement vocal téléphonique peut débuter par une salutation plus enjouée et un remerciement pour l’appel que la personne a effectué. Ensuite, vous dites que vous n’êtes pas présent et peut-être donnez les raisons de votre absence.
Enfin, dites à la personne que vous le rappellerez dès que vous aurez conscience de son message et terminez avec une formule de fin chaleureuse. D’un autre côté, vous pouvez commencer par dire à l’appelant qu’il est bien sur votre répondeur, le saluer. Ainsi, enchaînez avec le fait que vous ne pouvez pas répondre immédiatement à son appel, qu’il peut donc laisser un message. Demandez ensuite à la personne de rappeler un autre collègue de la société ou tout simplement de laisser ses coordonnées.
Comment personnaliser votre messagerie vocale pour des raisons de congé ?
Avant de vous absenter pour plus d’une semaine en raison de vacances ou congés, adaptez votre messagerie en fonction. Dans ce cas, votre message peut faire mention de votre absence et la durée de celle-ci. Aussi, demandez à celui qui sera au bout du fil de vous laisser un message, en plus de ses coordonnées. N’oubliez pas de préciser que vous allez le rappeler à votre retour. En seconde option, vous pouvez notifier à la personne que son message ne vous parviendra pas avant une telle date. Alors, s’il le souhaite, il peut joindre un autre collègue de la même société où attendre votre retour pour le joindre.
